Treuhand Digipedia: Von F wie Fibu online bis K wie Kreditoren-Verarbeitung digitalisieren

F – Finanzbuchhaltung online

Neben lokal installierten Buchhaltungsprogrammen drängen sich in den letzten Jahren immer mehr onlinebasierte Lösungen für die Buchhaltung auf den Markt. Die Möglichkeit von überall zu jederzeit Aufgaben der Buchhaltung zu tätigen ist ein grosser Vorteil. Dennoch bestehen vor allem bei Treuhandunternehmen Bedenken in Bezug auf die Sicherheit. Es lohnt sich also, hier nach Sicherheitssystemen und dem geografischen Standort des Anbieters und des Server-Anbieters zu schauen. Alle Lösungen von intusdata entsprechen den aktuellsten Sicherheitsanforderungen – so auch bei Topal WebSolution. Mit Topal WebSolution bieten Treuhandunternehmen ihren Mandanten einen einfachen und mobilen Zugriff auf ihre moderne Buchhaltungsplattform. Die Mandanten starten einfach ihren Internet Browser und loggen sich ein: schon sind sie direkt in der eigenen, individualisierbaren Buchhaltungsumgebung und können auf ihre stets aktuellen Daten zugreifen – auch von unterwegs.

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G – Geschäftsprozesse digitalisieren

Nahezu alle Geschäftsprozesse starten mit Dokumenten oder aus einem Dokumentenaustausch heraus. Dadurch enstehen im Lauf der Zeit riesige und unpraktische Papierberge die verarbeitet, sortiert und archiviert werden müssen. Daher steht die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bei vielen Unternehmen ganz oben auf der Agenda, denn das bietet viele neue Vorteile wie schnellere Verarbeitung, mehr Transparenz, bessere Kommunikation und vieles mehr. Wie so ein integrierter und digitaler Prozess im Treuhandalltag aussehen könnte, finden Sie unter „I wie integrierte Prozesse“. Dabei helfen „Integrierte Softwarelösungen“.

H – Herausforderung annehmen in einer digitalen Welt

Wir sind überzeugt, dass Treuhänder auch in einer digitalen Zukunft und in einer zunehmend virtuellen Welt einer der wichtigsten Vertrauenspersonen für KMU bleiben werden. Es liegt auf der Hand, dass niemand vertrauliche und sensible Unternehmensdaten ohne Zustimmung seines Treuhänders extern offenlegen will. Die Treuhandgesellschaft hat damit die Möglichkeit, ihr eigenes Geschäftsmodell zu erweitern und ihren Kunden neue Mehrwerte wie Prozessoptimierung und neue Dienstleistungen wie eine sichere digitale Archivierung anzubieten. Entdecken Sie in diesem Blogbeitrag den besten Weg, Ihre digitale Strategie umzusetzen:

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I – Idealvorstellung: integrierte Prozesse

Mit einer integrierten Softwarelösung lässt sich der gesamte Buchführungsprozess, inklusive rechtskonformer Archivierung, durchgängig abwickeln – und das mit einem Höchstmass an Transparenz und effizienten Automatisierungen. So könnte der Prozess idealerweise mit Ihrem Mandant ablaufen:

1. Ihr Mandant scannt seine Belege in einen Ordner, der mit Ihrem Dokumentenmanagementsystem (DMS) synchronisiert wird.
2. Debitoren- und Kreditorenrechnungen sowie Kassen- und sonstige Belege werden gemäss Ihren Vorgaben direkt richtig kategorisiert. Eine Volltexterkennung nimmt Ihnen einige Arbeit ab und erkennt bei den Scans die Schriften und bringt diese in eine für den Computer lesbare Form.
3. Ein in Ihrer IT-Landschaft gut integriertes System übergibt nun alle Daten automatisch in Ihre Finanzbuchhaltungs-Software (z. B. Topal oder Sage), wo Sie, anstatt mühsam alle Daten zu erfassen, nur noch die Buchungsvorschläge quittieren oder Änderungen vornehmen. Das ist nicht nur schnell und weniger fehleranfällig, sondern auch motivierend! Die Software übernimmt gerne eintönige Arbeiten, sodass Sie sich auf spannendere Aufgaben konzentrieren können.
4. Damit sind wir bei einer nächsten Komponente in Ihrem Document Management System, die sogenannten Workflows oder Arbeitsabläufe. Das sind definierte Schritte, die ein Dokument zu durchlaufen hat. Sie möchten die Zahlung von Lieferantenrechnungen von der Geschäftsleitung visieren lassen, sofern diese einen definierten Betrag übersteigen? Bei erfolgter Genehmigung wird die Transaktion direkt an Ihre Kreditorenbuchhaltung übergeben. Das ist nur ein Beispiel von zahlreichen weiteren Workflows, die Ihnen zur Verfügung stehen.
5. Alle geschäftsrelevanten Dokumente befinden sich nun revisionssicher in Ihrem eArchiv. Die Suche nach einem Dokument gestaltet sich dank der Volltextsuche unglaublich schnell und einfach. Und wenn Sie möchten, können Sie auch Ihren Kunden einen Zugriff auf ihr Archiv ermöglichen – und das unabhängig von Ort und Zeit.

J – Ja-Einstellung (vor allem die Geschäftsleitung)

Will ein Unternehmen die eigene Digitalisierung vorantreiben, so muss auch die zugehörige positive Einstellung gesichert sein. Warum ist ein digital Mindset vor allem auf der Chef-Etage so wichtig für den Erfolg? Ein Digitalisierungsprojekt erfordert neben den entsprechenden Ressourcen und Skills auch ein Umdenken, weil bisherige Arbeitsabläufe neu definiert und aufgesetzt werden. Der Mensch als Gewohnheits-Tier steht Neuem in der Regel eher skeptisch gegenüber. Das gilt auch für die Mitglieder eines Unternehmens. Um ein Digitalisierungs-Projekt erfolgreich umzusetzen, muss im ersten Schritt die Geschäftsführungsebene selbst «digitalfit» werden. Dies umfasst zum einen das Verständnis und das Wissen rund um die Digitalisierung. Zum anderen die Fähigkeit, das Team für die Digitalisierung zu motivieren. Ein Projekt ist von Anfang an zum Scheitern verurteilt, wenn die Vorgesetzten selbst digitale Tools wie der Teufel das Weihwasser meiden, aber von ihrem Mitarbeitenden entsprechende digitale Umsetzung verlangen. Aus diesem Grund ist es so wichtig, dass die Chefs selbst als Vorbilder der Digitalisierung voranschreiten. Auch in Treuhandunternehmen.

K – Kreditoren-Verarbeitung digitalisieren

Passiert Ihnen das auch immer wieder? Kaum sind die Rechnungen verbucht und abgelegt, brauchen Sie auch schon wieder eine Information, die sich nur auf dem Original befindet. Wussten Sie, dass moderne Buchhaltungssoftware es ermöglicht, Kreditorenrechnungen zu scannen, automatisiert zu buchen und anschliessend elektronisch zu archivieren? Dadurch entfällt nicht nur die lästige Suche, auch das Verbuchen der Rechnungen wird einfacher und effizienter. Scannen Sie in Zukunft Ihre Kreditorenrechnungen nach der Kontierung und überlassen Sie den Rest der Software. Diese liest die gescannten Rechnungen ein, erkennt Kreditor und Betrag und füllt die Felder in der Buchungsmaske automatisch ab. Die gescannte Rechnung wird zusammen mit der Buchung gespeichert und ist jederzeit wieder für Sie einsehbar; auch für den Revisor. Sie sparen Zeit bei der Erfassung und der Gang ins Archiv ist passé. Ein gutes DMS hilft Ihnen dabei.

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