FAQ – Gestion documentaire GED (DMS)

GED est l’acronyme pour la Gestion Électronique de Documents qui est la traduction en français de DMS pour Document Management System. La GED (ou DMS) est un logiciel permettant de gérer efficacement les documents numériques et les documents papiers digitalisés. Les solutions de GED (DMS) permettent de stocker, organiser, sécuriser, partager et rechercher facilement des documents électroniques.

La GED est une solution pour toutes les entreprises, y compris les petites Fiduciaires et les PME en offrant les bénéfices suivants :

• Gain de temps
• Réduction des coûts
• Optimisation des flux de travail
• Amélioration de la collaboration
• Augmentation de la productivité
• Amélioration de l’agilité opérationnelle de l’entreprise

Non, même les petites structures tirent profit d’une GED. La GED aide à mieux gérer leurs documents, fait gagner un temps précieux et aide à être conforme aux exigences légales.
Intusdata est revendeur de la solution de GED M-Files, conçue en suisse et abordable, afin de rendre la GED accessible à toutes les fiduciaires et PME de Suisse romande.

Oui, intusdata a fait le choix d’être partenaire revendeur de la GED M-Files pour ses nombreuses qualités. Conçue par une entreprise suisse, cette solution de gestion documentaire est nativement conforme aux exigences légales suisses et répond aux critères imposés par l’ordonnance sur la tenue des livres de comptes (Olico) et aux directives de l’administration fédérale des contributions en matière de TVA (AFC).

Oui, et c’est justement le but de la GED, fiabiliser l’archivage des documents pour garantir la valeur légale des documents en assurant :

• L’authenticité
• L’intégrité
• La confidentialité
• La traçabilité
• La transparence
• La durée de conservation des documents

Avec notre solution de GED proposant un archivage légal conforme à l’Olico/TVA, le document électronique suffit, le document papier n’est plus indispensable et peut être éliminé.

Tous les documents papier tels que les factures, les courriers et les contrats sont scannés, indexés et stockés dans la GED. Les documents déjà numériques peuvent simplement être transférés dans l’archivage électronique, que ce soient les e-mails, documents PDF, Word, Excel par exemple. Tous les documents nouvellement créés sur l’ordinateur peuvent être archivés en quelques clics de souris.

Les logiciels de gestion d’entreprise que nous proposons, Vertec (CRM-ERP), Topal (comptabilité financière et gestion des salaires) permettent de déposer simplement les documents dans la GED, les factures, bilans et fiches de paie, par exemple.

La fonction première d’une GED est la centralisation et l’archivage de tous les documents circulant dans l’entreprise, mais elle permet également :

• L’indexation des documents, c’est-à-dire l’attribution de mots-clés à chaque document pour une recherche rapide et efficace.
• Une indexation plein-texte par la reconnaissance des caractères (OCR) lors du scannage des documents papier. Le document sera ainsi recherchable par chacun des mot trouvés dans le document. Idem pour les documents électroniques.
• Le versioning des documents, qui est la faculté de la GED à enregistrer l’historique des modifications effectuées sur un document.
• Le contrôle d’accès, la GED gère les profils des différents utilisateurs pour garantir la confidentialité et la sécurité,
• L’accès à distance, possible depuis les appareils mobiles, smartphones et tablettes pour une collaboration en temps réel avec les clients.
• L’automatisation des processus, ou Workflow. Permet de définir les cheminements des documents auprès des collaborateurs internes ou des contacts externes pour une consultation ou la validation par exemple.
• De créer des liens entre l’archivage et les logiciels de gestion de l’entreprise pour générer les écritures comptables des factures créanciers ou faire approuver une demande de remboursement de frais professionnels, par exemple.
• De gérer la signature électronique des documents, en effet, il parait peu judicieux d’imprimer un document numérique pour le signer manuellement et le renumériser ensuite, la signature numérique permet alors un gain de temps précieux.

• Meilleure organisation du stockage des documents
• Stockage centralisé et sécurisé avec une gestion des droits d’accès
• Recherche simple pour un accès rapide au document voulu
• Réduction du temps, et donc des coûts
• Élimination du papier et gain d’espace
• Aide au respect des exigences légales
• Automatisation des processus de travail (workflows)
• Outils d’aide à la collaboration et à la communication au sein de l’entreprise
• Partage sécurisé des documents, aussi à travers internet, pour les collaborateurs et les clients de l’entreprise

1. Analyse des besoins
2. Définition de la configuration de la GED
3. Installation et configuration selon les besoins définis
4. Formation des utilisateurs
5. Mise en service de la GED

Pratiquement tous les types de documents et de fichiers peuvent être stockés dans une GED :

• Documents textuels : fichiers Word, PDF, Excel, PowerPoint, etc.
• Images : fichiers JPEG, PNG, GIF, etc.
• Vidéos : fichiers MP4, AVI, WMV, etc.
• Audio : fichiers MP3, WAV, etc.
• Emails : fichiers EML, PST, etc.
• Pages web : fichiers HTML, XML, etc.
• Documents techniques : fichiers CAO, DAO, etc.

Oui, La GED est véritablement le coffre-fort des documents électroniques.
Les solutions de GED d’intusdata disposent de nombreuses fonctions de sécurité comme l’authentification et la transmission cryptée des données afin de protéger les données contre tout accès non autorisé. La gestion des utilisateurs permet d’attribuer des autorisations spécifiques à chaque utilisateur afin de définir qui a le droit de faire quoi avec quels documents.