La structure d’une GED

Au centre: l’archive

Au cœur d’un système de gestion des documents (GED) se trouve l’archive électronique. Pour pouvoir parler d’archives à l’épreuve des audits ou conformes à la législation, les critères suivants doivent être remplis, selon l’Olico (GeBüV), pour les documents stockés électroniquement :

• inviolable
• accessible
• retraçable
• inaltérable

Alimenter l’archive : comment les documents arrivent dans l’eArchive ?

Les documents entrent aux archives électroniques de différentes manières:

• Les documents physiques, tels que le courrier entrant ou les fichiers existants, sont scannés, indexés et stockés dans les archives.
• Les fichiers du dossier de stockage ou les e-mails sont transférés aux archives de manière automatisée ou individuelle. Il en va de même lorsque, par exemple, un nouveau document Word est créé.
• Pour finir, nous intégrons également vos logiciels métier existants. La solution comptable, le logiciel de prestations et d’autres systèmes.

Exploitation des archives : les avantages

Les archives électroniques peuvent être utilisées de plusieurs façons:

• Les flux de travail peuvent être automatisés. Les factures des fournisseurs, par exemple, peuvent être lues et transférées directement dans le masque de saisie du logiciel de comptabilité.
• Vous pouvez donner à vos mandants l’accès à la partie des archives qui les concerne. Cela permet un échange de documents sûr et ordonné, et crée la possibilité pour de nouveaux modèles commerciaux.
• Les documents peuvent être trouvés de la manière la plus simple possible. Soit à l’aide des valeurs d’index, c’est-à-dire des critères de contenu catalogués, soit par la recherche plein texte, une recherche non structurée sur l’ensemble du contenu.

Vous souhaitez en savoir plus sur les avantages d’un système de gestion des documents ? Nos experts se feront un plaisir de vous conseiller personnellement.

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