Checkliste Prozessdigitalisierung im Rechnungswesen

Bankabgleich durchführen

• Wird das Bankkonto automatisiert mittels EBICS (ISO 20022) mit der Buchhaltung abgeglichen?
• Können Zahlungsaufträge elektronisch an die Bank übermittelt werden?

Debitorenrechnungen verarbeiten

• Erfolgt die Buchung aus dem führenden System (ERP / Auftragsbearbeitung / Branchenlösung / Leistungssoftware) automatisch in die Debitorenbuchhaltung?
• Werden neue Debitoren (Personenkonti) automatisch angelegt und bei Veränderungen aktualisiert?
• Wurde die neue QR-Rechnung im führenden System implementiert?
• Werden die Rechnungen wo möglich aus der Business-Anwendung direkt per PDF versendet?
• Können eRechnungen (XML) versendet werden?
• Wenn ein Postversand nötig ist, kann ein Service zum Versand via API (z.B. Pingen) integriert werden?
• Werden Mahnungen elektronisch versendet (bis zu einer definierten Mahnstufe)?
• Erfolgt die Avisierung und Übergabe ans Inkassobüro elektronisch?
• Können die Belege elektronisch archiviert werden und entspricht die Archivierung den GeBüV MwSt.-Konformitätsanforderungen?

Kreditorenrechnungen verarbeiten

• Können Ihre Lieferanten eRechnungen (XML) stellen und können diese von Ihrem Buchhaltungssystem verarbeitet werden?
• Wurde die neue QR-Rechnung in der Buchhaltungssoftware implementiert?
• Können alle anderen Rechnungen die Sie per Post oder elektronisch erhalten, automatisiert in der Kreditorenbuchhaltung verarbeitet werden (automatisches Auslesen der Belegdaten und Einfügen in die Buchungsmaske)?
• Können Rechnungen mittels late scanning bei Bedarf einer Buchung hinterlegt werden?
• Wurde die neue QR-Rechnung im Buchhaltungsprogramm implementiert?
• Können die Belege (Rechnungen) elektronisch archiviert werden und entspricht die Archivierung den GeBüV MwSt.-Konformitätsanforderungen?
• Werden Spesen elektronisch verarbeitet und in die Buchhaltung übertragen (z.B. mittels Expense-Robot)?

Abschlüsse erstellen

• Kann im Buchhaltungsprogramm die Jahresrechnung automatisch erstellt werden?
• Können Abgrenzungsbuchungen automatisch durchgeführt werden (Rückbuchung)?
• Wird die MwSt.-Abrechnung elektronisch an die ESTV übermittelt?
• Können die Abschlüsse mittels XBRL (XML basierte Sprache) der Bank übermittelt werden?

Zusammenarbeit mit der Treuhandfirma / mit den Mandanten (als Treuhandfirma)

• Ist es möglich, auf die Buchhaltungssoftware bei der Treuhandfirma zuzugreifen?
• Buchen beide Parteien auf derselben Datenbank?
• Können Belege elektronisch übermittelt werden?

Stammdaten

• Kann der Bankenstamm automatisch nachgeführt werden?
• Können Fremdwährungskurse elektronisch bezogen werden?

Lohnbuchhaltung

• Werden die monatlichen Lohnabrechnungen und der jährliche Lohnausweis elektronisch an die Lohnempfänger übermittelt?
• Erfolgen Ein- und Austrittsmeldungen an die Ausgleichskasse elektronisch unter Nutzung des «Einheitlichen Lohnmeldeverfahrens ELM»?
• Werden die Quellensteuerinformationen monatlich mittels «Einheitlichen Lohnmeldeverfahrens ELM» übermittelt?
• Werden die jährlichen Lohnmeldungen an die Versicherungen elektronisch unter Nutzung des «Einheitlichen Lohnmeldeverfahrens ELM» übermittelt?
• Erfolgt die Meldung von Krankheits- und Unfällen elektronisch mittels des neuen Swissdec Leistungsstandards KLE (verfügbar ab Swissdec 5.0, ca. 2024)?